Der Mehrwert gut organisierter Meetings

Bestimmt haben Sie das auch schon erlebt! Es ist Montag morgen und Sie führen frisch motiviert durch das wöchentliche GL-Meeting. Selbstverständlich ist in Ihrer Geschäftsleitung Effizienz, Zielorientierung und Agilität ein wichtiges Thema. Das wöchentlich durchgeführte Meeting mit Raum für vertiefte Auseinandersetzung und Diskussionen wird weiterhin von allen Kolleginnen und Kollegen sehr geschätzt.

Bereits beim Einstieg ins erste Thema, der Diskussion der Planzahlen für das zweite Halbjahr, bemerken Sie, wie unvorbereitet zwei der vier Kollegen sind. Auf Anhieb finden diese noch nicht mal die ausgeteilten Unterlagen. Die nun zur Diskussion stehenden Planzahlen für das zweite Halbjahr sehen sie ganz offensichtlich zum ersten Mal.

Und dies, obwohl Sie der Meinung sind, doch alle Unterlagen rechtzeitig abgegeben zu haben. Ihre Anspannung und Ihr Puls steigt. Die Gefahr einer von Groll und Frust überlagerten Diskussion steigt. Vergeuden Sie hier grad wieder mal Ihre knappe, wertvolle Arbeitszeit? Genau in solchen Momenten fragen Sie sich, was es denn noch braucht, damit Ihre GL-Kollegen sich die notwendige Zeit nehmen, gut vorbereitet in Sitzungen zu erscheinen.

Hinterfragen und die wirklichen Gründe herausfinden

Sie fragen sich im Besonderen, woran es denn liegt, dass ausgerechnet Sie immer wieder Besprechungen mit unvorbereiteten Teilnehmern erleben. Stört dies nur Sie? Sie zweifeln möglicherweise an sich und Ihrer Arbeitsweise. Fragen sich, was Sie denn falsch machen.

Aus unserer Erfahrung kristallisieren sich bei näherer Betrachtung häufig folgende Problemkreise heraus:

• Vorbereitungszeit zu knapp kalkuliert: z.B. haben Sie oder Ihre Kollegen zu kurzfristig vor dem Meeting Informationen/Dokumente geliefert, so dass ein seriöses Studium nicht möglich war. Haben Sie die Unterlagen kurz vor dem Wochenende verteilt mit der Erwartung, diese werden trotzdem studiert?
• Priorität des Themas nicht für alle gleich: das von Ihnen auf die Tagesordnung gesetzte Thema wird nicht von allen Beteiligten als gleich wichtig angeschaut. Behandlung im kleineren Kreis möglicherweise nützlicher.
• Fehlende Übersicht über Tagesordnung und dafür notwendige Unterlagen: dies ist besonders dann der Fall, wenn noch viel mit Papier gearbeitet wird oder Tagesordnung und Unterlagen per Mail ausgetauscht werden.

Einfach anwendbare Tipps für bessere Meetings

Im individuellen Fall kann der Grund auch ganz woanders liegen. Z.B. in der Beziehung der GL-Mitglieder untereinander, im gegenseitigen Vertrauen oder Misstrauen oder „einfach“ in der persönlichen Arbeitsorganisation des Einzelnen.

Forschungsergebnisse sprechen eine klare Sprache

Die Hochschule Augsburg hat in ihrer Studie „Best Agers – Arbeitssituation, Gesundheit und Karriereerwartungen“ (Regnet, 2019) 534 Fach- und Führungskräfte aller Alterskategorien befragt. Sie stellen einmal mehr fest, dass ein bedeutender Teil der Arbeitszeit in Meetings verbracht wird (siehe Grafik). Der Anteil an Besprechungen hat zwischen 2015 und 2018 sogar weiter zugenommen.

Dabei ist die Unzufriedenheit mit der bisherigen Meetingkultur gross. Besonders wünschen sich die Studienteilnehmer effizientere, kürzere oder generell weniger Meetings. Wieder mehr Face-to-face-Situngen werden von 17% bevorzugt.

Sprechen Sie Ihren Unmut offen aus

So unangenehm es im Einzelfall möglicherweise ist, empfehle ich doch, mit den unvorbereiteten Kollegen ein ernsthaftes Gespräch zu führen. Sprechen Sie dabei Ihr Unbehagen direkt an. Auch Ihre Bedenken, in Ihrem Unternehmen nur semi-professionelle Führung zu praktizieren, wenn nicht alle GL-Mitglieder vollen Einsatz zeigen und damit ihre Vorbildfunktion vernachlässigen. Zentral ist, dass Sie sich als GL-Mitglied/CEO zu 100% auf jeden Einzelnen im Team verlassen können. Die Vorstellung einer Geschäftsleitung, welche Entscheide fällt, ohne die zugrunde liegenden Informationen studiert und verstanden zu haben, graut Ihnen. Die Chance, mit solchen Gesprächen das gegenseitige Vertrauen und folglich die konstruktive Zusammenarbeit mit Ihren GL-Kolleginnen und -kollegen zu verbessern, ist gross. Packen Sie es an!

Zeigen Sie Mut und machen Sie einen ersten Schritt

Es ist gut möglich, dass noch nicht alle in Ihrem Team die Relevanz von professionell vorbereiteten, durchgeführten und nachbearbeiteten Besprechungen verstanden haben. Wichtig ist jetzt Ihre Initiative, Ihr Einsatz und Ihre Lösungsorientierung.

Sie haben es in der Hand, mit gut überlegten, schrittweisen Änderungen in der Zusammenarbeit Ihrer Geschäftsleitung auch Ihre persönliche Situation bedeutend zu verbessern.

Auch kleine Änderungen können Wirkung zeigen. Z.B. dass Sie Besprechungen mit Hilfe zeitgemässerer Werkzeuge organisieren. Als ein Beispiel sei hier Microsoft Teams erwähnt anstelle des Dokumentaustauschs per e-Mail.

Im Optimalfall verbessern Sie mit dem Einsatz geeigneter Werkzeuge und einem durchdachten Prozess spürbar den Erfolg des Unternehmens. Sie erreichen dank mehr Systematik in der Führung bessere Resultate mit weniger Stress.

Kontaktieren Sie Thomas Uhlmann für weitergehende Informationen.

Literaturverzeichnis

Regnet (2019): Best Agers – Arbeitssituation, Gesundheit und Karriereerwartungen. DOI: 10.23779/0005
Abgerufen am 15. Mai 2020: Link